Планирование рабочего времени. Часть 2

email

Доброе время суток, дорогие читатели. Предлагаю к вашему вниманию вторую часть статьи про «Планирование рабочего времени». Первую часть можете прочитать Читать далее

Реклама

Планирование рабочего времени. Часть 1

hronofag

В ХХI веке читатель оказывается в огромном информационном потоке. Для того, чтобы выжить и разобраться в этой гуще нужно точно знать и уметь распределять время и внимание. Иначе просто «хронофаги» не оставят вам времени для выполнения ваших задач.

Война с «хронофаг»ами
Слово «хронофаг» с греческого дословно переводится как «буду есть время», в тайм-менеджменте этот термин используется в значении «пожиратель времени». Как видно из названия хронофаги отнимают наше время, причиняя препятствия для выполнения наших задач вовремя. Как нужно с ними бороться? Может вы вообще не знаете  ваших хронофагов? Тогда привожу таблицу в помощь.

У вас нет ни целей, ни приоритетов
Вы не составляете для себя никаких планов на день, месяц, год
Вы тратите слишком много времени на ожидание или подготовку
Вы пытаетесь сделать слишком много и сразу
Вы часто сталкиваетесь с отсутствием какого-либо стимула и с безразличием к выполняемой работе
Вам стоит огромного труда сказать «нет»
Вы часто не можете довести дело до конца
Вы всегда хотите всё знать
Вам присуще излишнее стремление к совершенству
У Вас плохо организован архив документов
Вы не можете или не хотите передавать свои обязанности окружающим
Вы часто принимаете участие в сплетнях и разговорах с друзьями
Вы часто неправильно рассчитываете время, необходимое для выполнения ваших задач
Вам не хватает необходимых знаний компьютерных программ
Вы ещё ни разу не принимали участие в семинарах по управлению собственным временем

Теперь определите своих хронофагов и поставьте рядом с ним знак, и начинайте целенаправленную борьбу с ними.

 

Советы

  • Будьте честны. Если вы действительно заняты, прямо скажите об этом помешавшему вам. Вы можете дружелюбно намекнуть об этом и попросить понять вас: «Мне очень жаль, но сейчас у меня очень много дел».
  • Предложите перенести разговор на более удобное для вас время.
  • Когда вы неожиданно столкнулись с любителем поболтать или он просто сидит за соседним с вами рабочим столом, крайне сложно бывает избежать или сократить число ненужных разговоров. Договоритесь с коллегами о каком-то общем сигнале, чтобы они смогли прийти вам на помощь.
  • Переставьте мебель на своём рабочем месте так, чтобы не сидеть лицом к проходу или двери
  • Для особо важных дел, требующих от вас полной отдачи и концентрации внимания, минимизируйте использование социальных сетей, общение с друзьями и посторонними, используйте тихие места для работы.
  • Если вас оторвали от работы, то как только вам удастся освободиться, сразу же приступайте к своим обязанностям.

Как справиться с отсрочками?

Часто бывает так, что человек откладывает принятие решений или выполнение каких-либо заданий на несколько дней и недель (вспомните многих студентов в течение семестра:)). В определенный момент эти невыполненные дела переходят в раздел «горящих» (вспомните сессию студентов :)) и на них приходится тратить массу сил и  времени, испытывая стресс, при этом качество выполнения может оказаться гораздо ниже, чем в том случае, если всё было бы сделано вовремя.

Такого рода отсрочки можно объяснить следующими причинами:

  • Мы избегаем малоприятных вещей и гораздо охотнее тратим время на пустяки
  • Мы сознательно избегаем сложных дел

 

Упражнение

Проведите анализ и выясните, какие именно дела вы стараетесь отложить? Какие меры вы можете принять против этого  и когда?

Борьба с отсрочками

Старайтесь не откладывать выполнение неприятных дел. От этого ваши задачи не станут легче.

  • Выясните для себя, почему данная вещь вам не нравится
  • Прибегайте к самодисциплине и не действуйте по принципу «нравится — не нравится». Попробуйте найти стимул для выполнения этого дела. Например, заняться хобби после выполнения данной задачи.
  • Внимание! Вы сможете избавиться от действующих вам на нервы скучных, но необходимых дел лишь тогда, когда расправляетесь с ними
  • Вознаградите самого себя после выполнения какого-нибудь неприятного задания (чашка чая с тортиком, футбольный матч и т.п.)

Вы можете также задать себе следующие вопросы:

  1. И пользуете ли вы какие-нибудь другие важные обязанности и дела в качестве самооправдания при уклонении от менее неприятных дел
  2. Может быть вы чересчур стремитесь к совершенству?
  3. Вероятно, вы не знаете как приступить к новому неприятному или сложному делу?

Разработайте свою стратегию в борьбе с отсрочками. Если у вас не получается, то стоит подумать о том, чтобы записаться на тренинг по тайм-менеджменту.

Вам понравилась статья. Тогда поделитесь ею с друзьями и знакомыми, помогите им тоже. Комментируйте пост, если появились вопросы. Всего хорошего, до новых встреч!

Тайм-менеджмент: Работа с системой самоконтроля

time managament

Добрый вечер, дорогие читатели блога! Продолжаем серию публикаций про тайм-менеджмент. В этот раз рассмотрим подробнее системы самоконтроля, которые помогут вам сорганизовать и эффективно использовать своё время.

Для регулярно устанавливаемых сроков и заданий рекомендуется еженедельно (ежемесячно и ежегодично) составлять контрольные таблицы. В них следует отметить то, что вам нужно сделать в будущем. Контрольные таблицы должны отвечать на следующие вопросы:

  • Что для этого нужно?
  • Что нужно сделать в первую очередь?
  • Выполнены ли все условия?
  • Обо всём ли я подумал?
  • Всё ли выполнено?

Контрольные таблицы помогают сэкономить огромное количество времени. Подобные таблицы можно весьма успешно применять не только в профессиональных областях, но также и в личной жизни.

Преимущества таблиц

  • Работа с ними экономит время
  • Они уменьшают риск ошибок при часто повторяющихся событиях и похожих ситуациях
  • С их помощью можно улучшить ритм жизни

Как составлять контрольные таблицы?

Контрольная таблица должна быть составлена так, чтобы все действия, которые необходимо принять во внимание для достижения положительного результата, были выстроены по порядку. То, что уже выполнено, необходимо сразу отмечать.

Задачи Время
Отправить резюме по электронной почте
Собрать все документы для приобретения визы
Подготовиться к съёмкам
Подать документы в зарубежные университеты
Организовать поставку продукцию
Участвовать на деловой встрече
Придумать новую маркетинговую кампанию

По мере выполнения задачи вы фиксируете время и вычёркиваете задачу из списка, тем самым эффективно распределяете своё внимание и время.

Где и когда составлять контрольные таблицы?

Вы можете составлять контрольные таблицы в тех случаях, где встречаются похожие действия и ситуации или же регулярно происходят одни и те же процессы. Вот несколько примеров:

  • Вы собираете документы для приобретения визы
  • Вы участвуете на интервью
  • Вы снимаете видео
  • Вы пишете статью
  • Вы пишете бизнес-план
  • Вы руководите работой новых сотрудников

В личной жизни также может возникнуть ситуации, в которых полезно использовать контрольные таблицы. Например:

  1. К вам приедут гости
  2. Вы уезжаете в отпуск и собираете чемодан
  3. Вы организуете помолвку или свадьбу
  4. Вы распределяете свой отдых на выходных

Полезные советы как работать с контрольными таблицами  

  • Обращайте внимание на ясность формулировки
  • Контрольные таблицы не должны превращаться в догмы (постулаты). Проверяйте и корректируйте их время от времени
  • Расспросите своих друзей или коллег, какими контрольными таблицами они пользуются

Надеюсь, статья вам понравилась. Смело можете ставить оценку и поделиться в социальных сетях, а также комментировать здесь. Всего хорошего, до новых встреч, дорогие читатели!

Тайм-менеджмент: Техники управления временем

Добрый вечер! Продолжаем публикацию серии статей про тайм-менеджмент и сегодня остановимся поподробнее на различных техниках управления временем. Только после того как вы испробуете некоторое время  техники на себе, вы сможете выбрать какой из них наиболее подходит вам и вашему рабочему графику.

Чем сложнее и объёмнее проект, тем больше времени вы должны потратить на его планирование.  Чем лучше Вы составите план реализации какой-либо задачи, тем больше времени сэкономите при её выполнении.

Почему следует составлять план письменно?

  • Вы больше ничего не забудете
  • Письменный план позволит вам контролировать свои действия и подводить итоги.
  • Вы также сможете согласовать свой план с партнёрами, которые работают с вами в команде

Основные правила планирования

  • Планирование без указания временных рамок не является планированием. Запишите задачу и назначьте дедлайн для его выполнения.
  • Запишите все дела, задачи и сроки, которые необходимо выполнить

Установление приоритетов с помощью анализа ABC

Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трёх закономерностях:

  • Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;
  • Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
  • Менее важные задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования ABC-анализа необходимо следовать следующим правилам:

  • составить список всех будущих задач;
  • систематизировать их по важности и установить очерёдность;
  • пронумеровать эти задачи;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

Задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель, задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению, а задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

А теперь перейдём к техникам управления временем. В этой статье мы рассмотрим следующие техники:

  • матрица Эйзенхауэра
  • техника «Хронометраж»
  • метод Парето
  • метод «Помидора»

Про матрицу Эйзенхауэра мы уже рассказывали в предыдущей публикации, поэтому коротко напишем про это. Главными критериями при использовании  этой матрицы являются срочность и важность. Согласно ним мы получаем следующее:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных  как утренняя зарядка или обед. Эта техника представляет собой метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Если попроще, то вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить на что тратится ваше время
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени»

Эта техника рекомендуется для новичков, которые хотят определить как им планировать своё время, выявить главных хронофагов и начать борьбу  с ними.

Метод Парето тоже был охвачен в предыдущей публикации, предлагаем ознакомиться с ним здесь. Если коротко, то этот метод представляет собой закон 80/20: 80 % задач может быть решено за 20 % затрачиваемого времени; на оставшиеся 20 % задач тратится 80 % затрачиваемого времени.

И наконец, самая весёлая и излюбленная техника для студентов и рабочих это метод «Помидора». Эта техника управления временем, предложена студентом  Франческо Чирилло в конце 1980-х гг.  Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, называемые «помидоры», сопровождаемые короткими перерывами (3-5 минут).

Метод

Метод «Помидора»

Главные принципы:

  1. Определитесь с  задачей, которую будете выполнять.
  2. Поставьте таймер (помидор) на 25 мин.
  3. Работайте, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит.
  4. Сделайте короткий перерыв (3–5 мин).
  5. После каждого 4-го «помидора» сделайте длинный перерыв (15–20 мин).

Этот метод  необходимо применять, когда у вас большое и времязатратное дело (напр., доклад на тему, курсовая работа и т.п.). Многие просто сидят на одном месте по несколько часов, порой даже забывая про приём пищи и необходимость зарядки. Применяя метод «Помидора» вы сможете эффективно и без вреда для вашего здоровья завершить необходимые дела. Вы можете использовать обычные таймеры с сигналом или же скачать приложения для мобильных устройств.

Вам понравилась статья? Ставьте нравиться и поделитесь  с друзьями. Всего хорошего, до новых встреч!

Тайм-менеджмент: Расстановка приоритетов

Добрый вечер, дороге читатели! Темой сегодняшней статьи является «Расстановка приоритетов». Насколько умело вы  умеете расставлять приоритеты, выделять наиболее важные из общего количества дел и задач? Некоторые из вас уже слышали про итальянского учёного Вильфредо Парето. Его именем назван принцип, который поможет вам разобраться что важно, а что срочно и тем самым сэкономить время.

Принцип Парето

Итальянский социолог Вильфредо Парето занимался вопросами богатства и дохода, земельных угодий и их владельцев. В своих исследованиях он натолкнулся на факт, который показался ему важным. Парето обнаружил повторяющуюся математическую зависимость между частью людей и уровнем дохода или богатством этой группы. Таким образом, он установил, что в самых разных странах 80% имущества сконцентрировано у 20% населения. Конечно, у Парето этот показатель получился ниже, чем при более точном процентном распределении, а также с учётом того факта, что распределение богатства среди населения невозможно было рассчитать точно.

Справедливость этого принципа можно наблюдать и в других сферах общественной жизни. Примеры могут быть следующие:

  • 80% следствий обусловлены лишь 20% причин
  • 80% результатов получены благодаря 20% приложенных усилий
  • 20% клиентов обеспечивают 80% товарооборота
принцип Парето

Принцип Парето

Матрица Эйзенхауэра

Этим методом пользовался один из легендарных героев Второй мировой войны, генерал армии, а впоследствии и 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр.

Этот метод поможет Вам приступать к своим задачам по порядку в соответствии расставленными приоритетами. Для этого следует прежде всего спросить какие дела являются важными, а какие срочными?

По принципу Парето 20% задач будут важными. Интересно, что большинство из них также являются срочными.

Исполнение важных дел приближает Вас к намеченной цели (о постановке цели можно прочитать здесь). Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на цель. Ни в коем случае не следует откладывать важные дела под давлением срочных и неважных дел.

Однако, многие имеют тенденцию начинать с второстепенных, неважных дел, как бы разогреваясь. Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть времени на действительно важные дела и задачи.

Привожу небольшой тест. Постарайтесь определить какая задача Важная, а какая Срочная.

  • Вам в социальной сети пришло сообщение. Прочитать это сообщение важно или срочно?
  • Вы планировали посетить дантиста 2 раза в году, а вы в последний раз были у зубного врача только в прошлом году. Пойти к дантисту важно или срочно?

Матрица Эйзенхауэра позволяет комбинировать два критерия: важность и срочность. Вам необходимо классифицировать все стоящие перед вами задачи исходя из двух критериев. Получится такая картина.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра

Таким образом, вы видите иерархический список из 4-х приоритетов:

  1. А – Срочное и важное дело
  2. В – Не срочное, но важнее дело
  3. С – Срочное, но не важное дело
  4. D – Не срочное и не важное дело

А –приоритет – дело , которое необходимо сделать сегодня и нельзя откладывать на завтра, поскольку оно являются срочным и необходимым.

Напр.: вы должны сдать экзамен, пойти на тренинг, сдать курсовую работу.

В-приоритет – важное дело, которое не обязательно делать сегодня. Просто следует регулярно уделять время на выполнение дел из этого списка. Дела из этой группы находятся в группе риска, но их выполнение обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Напр.: вы должны написать дипломную работу, придумать лого для конкурса, подготовить годовой отчёт.

С –приоритет – дела, которые являются срочными, но не являются важными. Тем не менее, при отсутствии приоритетов дела этой группы замечают и выполняют быстрее. Для того чтобы эффективно бороться с группой таких дел, следует уметь делегировать свои обязанности, правильно сказать «нет», сохранять спокойствие.

Напр.: знакомый просит вас помочь в решении его задачи, вам раздают рекламные проспекты на улице, друг зовёт в рабочее время пойти и поиграть вместе с ним.

D-приоритет – дела, которые  являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно сделать их в свободное время, без спешки, или поручить кому-то другому. Большинство хронофагов (пожирателей времени) относятся именно к этой группе.

Напр.:  просмотр социальных сетей, беспричинное общение в мессенджерах.

Не забывайте применять эту матрицу в жизни и поделитесь статьёй со своими друзьями, помогите им  тоже. Всего хорошего вам, до новых встреч!

Тайм-менеджмент: Постановка цели

Цель — это когда вы знаете, чего хотите достигнуть

images

Добрый вечер, дорогие читатели! Сегодня хочу уделить внимание такой теме как «Постановка цели». Почему так важно иметь цель? Чёткая цель позволяет добиться выдающихся результатов. Вы сможете  проложить правильный путь и сделать первый шаг в необходимом направлении только тогда, когда знаете к чему именно хотите прийти.

Нижеприведённые вопросы являются важными и постарайтесь на них ответить.

  • Каковы ваши профессиональные цели?
  • Каковы ваши умственные цели? (Какие способности и навыки вы хотите развить)
  • Каковы ваши личные и общественные цели?
  • Каковы ваши духовные цели?
  • Каковы ваши финансовые цели?

Достигнув цели, вы почувствуете гордость и удовлетворение от проделанной работы, а также стимул к дальнейшим успехам и достижениям.

Что влечёт за собой отсутствие цели?

Когда у Вас нет цели, вы не можете составить себе план дальнейших действий. Сами не зная, чего хотите достигнуть и что будет являться для вас успехом, вы не сможете прийти ни к каким положительным результатам. В итоге жизнь начинается казаться бессмысленной и скучной, мы теряем всякое желание двигаться дальше и ставить перед собой какую бы то ни было цель. Образуется замкнутый круг.

Замкнутый круг при отсутствии цели

Замкнутый круг при отсутствии цели

Рис.1. Когда у вас отсутствует цель, вы попадаете в негативную спираль, которая утягивает всё ниже и ниже

Цель приносит успех

Но выход из этого замкнутого круга всё же существует! Ставя перед собой сначала маленькие, простые, но при этом достижимые цели, мы уже прокладываем себе путь к успеху. И когда цель достигается, это придаёт вам уверенности в своих силах. Вы прекрасно чувствуете себя и ощущаете прилив новой энергии. У вас появляется потребность ставить перед собой новые цели, которые могут быть выше прежних.

Важно, чтобы вы не ставили перед собой слишком высокие цели. Цель должна быть реально осуществимой.

Как сформулировать свои цели?

Выделим два главных свойства цели:

  • Измеримость
  • Осуществимость

Измеримость означает, что с помощью своих целей вы можете ответить на традиционные вопросы: Кто? Что? Как? Сколько? Когда? Где? Зачем?

 Осуществимость. Ставьте перед собой побуждающие к действию цели, но при этом они должны быть осуществимы. Будьте оптимистичны, но при этом принимайте во внимание  и окружающую реальность.

Упражнения
Ниже привожу примеры сформулированных целей. Как, по-вашему, правильно ли они сформулированы? Если нет, то напишите правильный вариант в комментариях к посту.
1. Когда-нибудь я хочу быть богатым.

  1. Я хочу найти работу, для того, чтобы иметь стаж
  2. Я хочу стать более добрым по отношению к родителям.

В конце статьи приводим одно интересное упражнение. Прочитайте его до конца и дайте волю своему воображению.

Упражнение
Представьте себе, что вы оказываетесь на похоронах. Вокруг стоит много людей и все они имеют печальный вид.

Вы словно парите над собравшимися, заглядываете с интересом внутрь гроба, а там – лежите… Вы! Многие из присутствующих произносят трогательные прощальные речи. Среди говорящих – ваши друзья, коллеги, родственники, начальник и супруг(а). Все говорящие рассказывают о том, что вы значили для них, и при этом отбирают лишь самое важное и укладываются в несколько предложений.

Отметьте для себя, что говорят эти люди. Что бы вы хотели, чтобы они сказали? Какими будут надгробные речи, если вы будете продолжать жить так, как до сих пор?

На этом всё, всего хорошего, читатели блога! До новых встреч!

Тайм-менеджмент: три эффективных метода как справиться с большими делами

time management

В ХХI веке, в век технических инноваций и огромного потока новостей, простому пользователю каждый день приходится обрабатывать гигантское количество информации, как нужной, так и ненужной ему. Естественно, возникает необходимость систематизировать время и распределить его рационально и практично для всех дел по приоритетам. Однако, не все справляются с данной задачей. С этой целью, приведу в качестве примера 3 эффективных приёма, которые позволят Вам располагать своим временем более практично.

  1. «Съешьте лягушку – оставьте брезгливость»eat-that-frog

На западе эта фраза известна благодаря признанному мастеру, одному из лучших консультантов по развитию личности и менеджменту в мире Брайану Трейси. Согласно нему, «Если каждое утро вам приходится съедать живую лягушку, вы весь день после этого можете довольствоваться сознанием, что вероятно, ничего худшего с вами сегодня уже не случится».

Лягушка – это образ самого тяжёлого и неприятного дела. Утром, приступая к работе, необходимо начать с него. Если вам надлежит съесть двух лягушек, первой съедайте самую гадкую из них. Согласно этой методике, вам необходимо выработать устойчивую привычку решать самые важные и срочные задачи с самого утра, не тратя время на другие работы.

Прочитать и скачать книгу Брайана Трейси можно по этой ссылке http://bit.ly/1fy9MFN

2.«Съедание слона»

eat elephant

Представьте себе, что ваша задача – это большой «слон», большой и объёмный. А вы хотите его съесть. Очевидно, что съесть за один присест не удастся. Поэтому разрежьте его на части, каждую из которых можно будет съесть за раз.

Можно пригласить на трапезу гостей, каждому дать по кусочку. Так же можно и поступить с делами. Разделите задачу на такое количество подзадач, которые сможете решать по отдельности. Размерность задачи уменьшится и её решение упростится. Кроме того, часть подзадач вы сможете перенаправить соисполнителям.

3. «Швейцарский сыр»

swiss cheese

Один из прекрасных способов начать дело – постараться превратить его в «швейцарский сыр». Для этого необходимо проделать «дырки» в деле. Дырками назовём задачи быстрого реагирования. Они могут потребовать всего 3-5 минут, но, выполнив их, вы проделаете дырки и дырочки в деле.

Таким образом, если у вас есть всего 10 минут времени, то вы можете выполнить 2-3 задачи немедленного исполнения. При формировании списков задач быстрого реагирования целесообразно включать те работы, которые можно быстро начать и легко выполнить. Очевидно, что они должны быть либо частью дела, либо как-то с ним связаны.

Всем спасибо за внимание. Комментируйте мой пост и напишите, если у вас тоже есть эффективные приёмы. До новых встреч!