Планирование рабочего времени. Часть 2


email

Доброе время суток, дорогие читатели. Предлагаю к вашему вниманию вторую часть статьи про «Планирование рабочего времени». Первую часть можете прочитать отсюда.

Перепоручение обязанностей другим

Многие часто выполняют часть работы сами, не перепоручая его другим коллегам или сотрудникам. Почему так делают? В качестве оправдания приводятся следующие причины:

  1. Перепоручать кому-то свои задания это дело рискованное!
  2. У меня это получится гораздо лучше, так как именно я хочу
  3. Все получится гораздо быстрее
  4. Я с удовольствием выполняю эту работу

Настоящие мотивы при этом почти никогда не рассматриваются. Например, человек не хочет признавать возможное преимущество коллеги; не хочет потерять контроль над своими задачами и обязанностями; просто слишком горд, чтобы попросить кого-либо. Не забывайте, что Перепоручение обязанностей – отличный способ для повышения квалификации кадров.  Благодаря этому увеличивается число компетентных сотрудников, приобретаются новые творческие силы, и всё это положительным образом влияет на дальнейшее развитие компании.

Успешное перепоручение
Если вы перепоручаете свои обязанности другим, то следует учесть определённые принципы. Ваш коллега или сотрудник должен:

  • Понять, чего вы от него хотите
  • Быть уверенным, что выполнение данного задания важно для успешной работы предприятия
  • Задача должна быть ему по силам

8 правил успешного перепоручения обязанностей

  • Подумайте, что именно вы хотите перепоручить
  • Решите, кому именно вы хотите перепоручить
  • Запишите, что необходимо при этом сделать
  • Разъясните сотруднику или коллеге детали выполнения данного задания
  • Задания должны давать возможность Вашему коллеге разрабатывать собственные методы решения
  • Обсудите с вашим коллегой всё, что может иметь отношение к перепорученному делу
  • Ваше вмешательство допустимо в том случае, если оно заранее оговорено
  • Последующий контроль: оцените и похвалите работу, выполненную вашим сотрудником или коллегой.

Как сэкономить время при чтении  

Чтение специальной литературы помогает развитию вашей квалификации и позволяет быть вам в курсе мировых трендов. Для того, чтобы сэкономить время при чтении следует составить список публикаций, которые вы хотели бы просмотреть. Ни в коем случае не принимайтесь листать попавший вам в руки журнал или пришедшее на ваш гаджет сообщение от друзей. В противном случае, вы можете попасть в водоворот огромного количества информации, из которого выйдете усталым. Постарайтесь выделить себе время для чтения такого рода публикаций. Необходимо соблюдать следующие правила:

  1. Сначала просмотрите заголовки, читайте наиболее подходящий вам.
  2. Если вы несколько раз разочаровались в одном издании или сайте, то перестаньте его читать и доверять ему
  3. Публикация должна быть интересна и полезна для вас
  4. Постарайтесь научиться технике быстрого чтения.

Разбираем электронную почту

Вполне вероятно, что на вашу электронную почту приходит огромное количество писем различного характера и содержания. В зависимости от необходимости содержимого следует систематизировать ваши письма и создавать отдельные папки, сгруппировав схожие по определенному качеству письма (Напр.: новости в папке Новости, рекламу сразу перемещайте в спам, рассылки информативного характера в другую папку и т.д.). Можно применить  принцип Эйзенхауэра, экспериментируя его на сортировке писем. Наиболее высоко приоритетные письма объединить в одни, а наименее важные в другие и ответить на них позже.

Нужно ли сразу отвечать на электронные письма?

Вы можете получать немало писем каждый день и если реагировать на каждое новое письмо, то вам придётся каждый раз возвращаться к своей работе, что может затруднить рабочий процесс. Есть опыт проверки почты рано утром, во время обеда и вечером, после ужина. Может стоит попробовать данный подход? 🙂

Автоматическая подпись

Эта функция поможет вам оставить необходимое сообщение или контакты адресату, не тратя лишнее время на ввод одинаковых данных. Эту функцию можно использовать в электронной почте, проверьте настройки почты.

Как писать электронные письма?  

  • Заполняйте поле, отведённое для темы письма. Формулируйте её кратко и ясно.
  • Избегайте длинных и бессмысленных писем
  • Формулируйте свои мысли в письме настолько коротко и ясно, насколько это возможно. Используйте абзацы, чтобы облегчить получателю чтение письма

Дорогие читатели, надеюсь, что статья оказалась полезной для вас. Не забывайте оценивать публикацию звёздочками и поделиться со своими друзьями. Всего хорошего, до новых встреч!

Реклама

Планирование рабочего времени. Часть 2: Один комментарий

  1. Спасибо! Кратко и емко.
    На счет структуры письма и подписи — полностью с Вами согласна. Письма также разбираю по папкам, но моя проблема в том, что делаю это «набегами». И почта все еще остается захламленной.
    Часть контактов сразу присвоила папкам, письма от них сразу отправляются туда. Но это часто используемые контакты. Большая же часть писем не отсортирована…

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s