Тайм-менеджмент: Техники управления временем


Добрый вечер! Продолжаем публикацию серии статей про тайм-менеджмент и сегодня остановимся поподробнее на различных техниках управления временем. Только после того как вы испробуете некоторое время  техники на себе, вы сможете выбрать какой из них наиболее подходит вам и вашему рабочему графику.

Чем сложнее и объёмнее проект, тем больше времени вы должны потратить на его планирование.  Чем лучше Вы составите план реализации какой-либо задачи, тем больше времени сэкономите при её выполнении.

Почему следует составлять план письменно?

  • Вы больше ничего не забудете
  • Письменный план позволит вам контролировать свои действия и подводить итоги.
  • Вы также сможете согласовать свой план с партнёрами, которые работают с вами в команде

Основные правила планирования

  • Планирование без указания временных рамок не является планированием. Запишите задачу и назначьте дедлайн для его выполнения.
  • Запишите все дела, задачи и сроки, которые необходимо выполнить

Установление приоритетов с помощью анализа ABC

Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трёх закономерностях:

  • Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;
  • Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
  • Менее важные задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования ABC-анализа необходимо следовать следующим правилам:

  • составить список всех будущих задач;
  • систематизировать их по важности и установить очерёдность;
  • пронумеровать эти задачи;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

Задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель, задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению, а задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

А теперь перейдём к техникам управления временем. В этой статье мы рассмотрим следующие техники:

  • матрица Эйзенхауэра
  • техника «Хронометраж»
  • метод Парето
  • метод «Помидора»

Про матрицу Эйзенхауэра мы уже рассказывали в предыдущей публикации, поэтому коротко напишем про это. Главными критериями при использовании  этой матрицы являются срочность и важность. Согласно ним мы получаем следующее:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных  как утренняя зарядка или обед. Эта техника представляет собой метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Если попроще, то вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить на что тратится ваше время
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени»

Эта техника рекомендуется для новичков, которые хотят определить как им планировать своё время, выявить главных хронофагов и начать борьбу  с ними.

Метод Парето тоже был охвачен в предыдущей публикации, предлагаем ознакомиться с ним здесь. Если коротко, то этот метод представляет собой закон 80/20: 80 % задач может быть решено за 20 % затрачиваемого времени; на оставшиеся 20 % задач тратится 80 % затрачиваемого времени.

И наконец, самая весёлая и излюбленная техника для студентов и рабочих это метод «Помидора». Эта техника управления временем, предложена студентом  Франческо Чирилло в конце 1980-х гг.  Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, называемые «помидоры», сопровождаемые короткими перерывами (3-5 минут).

Метод

Метод «Помидора»

Главные принципы:

  1. Определитесь с  задачей, которую будете выполнять.
  2. Поставьте таймер (помидор) на 25 мин.
  3. Работайте, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит.
  4. Сделайте короткий перерыв (3–5 мин).
  5. После каждого 4-го «помидора» сделайте длинный перерыв (15–20 мин).

Этот метод  необходимо применять, когда у вас большое и времязатратное дело (напр., доклад на тему, курсовая работа и т.п.). Многие просто сидят на одном месте по несколько часов, порой даже забывая про приём пищи и необходимость зарядки. Применяя метод «Помидора» вы сможете эффективно и без вреда для вашего здоровья завершить необходимые дела. Вы можете использовать обычные таймеры с сигналом или же скачать приложения для мобильных устройств.

Вам понравилась статья? Ставьте нравиться и поделитесь  с друзьями. Всего хорошего, до новых встреч!

Реклама

Тайм-менеджмент: Техники управления временем: Один комментарий

  1. Все люди, конечно, разные. На мой взгляд помидорный метод очень прост и поэтому эффективен. Все прочие методы много времени тратят на придумывание к какому разделу отнести, анализ и т.п. Главное, чтобы дело было не забыто и сделано! 🙂

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s